シフト表作りの手間はAIで減らせるか
シフト表の下書きは、AIに作らせることができます。
条件を入れれば、候補の表を数分で出してくれます。ただし急な休みの連絡や、職場の人間関係への配慮は、人が最後に見る必要があります。AIは「誰が休みたいか」は分かりますが、「誰と誰を同じ日に入れると気まずいか」までは分かりません。
シフト表作りはなぜこんなに大変なのか
シフト表作りが大変な理由は、条件が一度にたくさん重なるからです。
例えば介護施設なら、こんな条件が同時に絡みます。
- 各職員の休み希望（月に何日、いつが休みたいか）
- 各時間帯に必要な人数（夜勤は最低2人、日勤は4人など）
- 資格を持つ人が必ず1人はいる必要がある時間帯
- 前の日の夜勤明けの人を、次の日の早番に入れられないルール
これを人間が手で組むと、1つ動かすと他がずれます。25人分の希望を紙やエクセルで見比べながら組むと、丸1日かかっても終わらないことがあります。
AIは何をどこまでやってくれるのか
AIは、条件を文章で伝えると、その条件に合う表をすぐに作ってくれます。
例えば「職員は25人。夜勤は必ず2人。資格を持つAさんとBさんは夜勤に1人以上入れる。Cさんは毎週水曜が休み希望」というように、条件を並べて伝えます。すると、AIはその条件を満たす1か月分の表を作ります。
条件を変えたいときも、「Dさんの休みを火曜から木曜に変えて、他は同じにして」と伝えれば、表全体をもう一度作り直してくれます。これを人の手でやると、1か所直すだけで他の日も見直す必要がありますが、AIならその手間がかなり減ります。
AIが苦手なことは何か
AIが苦手なのは、数字や条件で表せないことです。
- 急な休みの連絡（今朝、熱が出て休みたいという電話）
- 「この2人は同じ日に入れると気まずい」という人間関係の事情
- 「新人だから、必ず先輩と一緒に組みたい」という現場の暗黙の判断
- 職員の性格や体調の変化に応じた微調整
こうした部分は、AIが作った表を見た後、担当者が自分の目で確認して直す必要があります。AIは下書きを作る係、最後の仕上げは人がやる係、という分担がちょうどいいやり方です。
実際どれくらい楽になるのか（仮のモデルで見てみる）
数字を使って、どれくらい時間が浮くか見てみます。以下はあくまで仮のモデルで、実際の効果は施設や条件によって変わります。
従業員25人の介護施設で、毎月のシフト表作りにかかる時間を比べます。
| 作業 | AIを使う前 | AIを使った後 |
|---|---|---|
| 休み希望を集めて整理する | 2時間 | 30分 |
| 条件に合わせて表を組む | 4時間 | 1時間 |
| 確認して細かく直す | 2時間 | 30分 |
| 合計 | 8時間 | 2時間 |
この仮モデルでは、1回のシフト作成が8時間から2時間に減っています。月1回の作業なら、月に6時間浮く計算です。浮いた時間を、職員との面談や、現場の見回りに使えます。
まずどうやって始めればいいのか
最初から全部の業務にAIを使う必要はありません。まず1か月分だけ、試しにAIに作らせてみるのがおすすめです。
- まず、いつもエクセルや紙で使っている休み希望の一覧を用意します。
- 次に、必要な人数や資格の条件を、簡単な文章でまとめます。
- その文章をAIに伝えて、1か月分の表を作らせます。
- 出てきた表を、いつも見ている担当者がチェックします。
- 直したい部分を伝えて、もう一度作り直してもらいます。
この1か月分の試しでうまくいけば、次の月から本格的に使い始めます。うまくいかなくても、どこが苦手かが分かるので、次の伝え方の改善につながります。どこから手を付けるか迷う場合は、無料のAI業務診断で今の作業を整理してみるのも一つの方法です。
失敗しやすいポイントは何か
いちばん多い失敗は、条件を細かく伝えないことです。
「いい感じにシフトを作って」だけ伝えると、AIはどの条件を優先すればいいか分かりません。結果、資格を持つ人がいない時間帯ができたり、同じ人が続けて夜勤に入る表ができたりします。
条件を伝えるときは、次のように具体的に書くことが大切です。
- 「夜勤は必ず2人」ではなく「夜勤は必ず2人、うち1人は資格保持者」
- 「休み希望を優先」ではなく「休み希望は月2回まで優先、3回目以降は相談」
細かく伝えるほど、使える表に近づきます。最初の1〜2回はうまくいかなくても、条件の書き方を見直せば改善します。導入がうまくいかない典型例は、AI導入が失敗する5つのパターンにもまとめていますので、始める前に目を通しておくと安心です。
法律のルールはAIに任せて大丈夫か
休憩時間や、連続勤務の上限など、労働基準法に関わるルールは、AIに任せきりにしないことが大切です。
AIは「条件を守って表を作る」ことは得意ですが、その条件自体が法律に合っているかどうかまでは、必ずしも正しく判断できません。例えば「1週間の勤務時間の上限」や「休憩の取り方」は、施設や会社ごとに労使協定で決まっているルールがあります。このルールを、条件として最初にAIへ正しく伝えておく必要があります。
表が出来上がった後も、担当者か社会保険労務士など、法律に詳しい人が一度確認する流れを作っておくと安心です。AIが作った表をそのまま信じて配ってしまうのが、一番避けたい失敗です。
導入にかかる費用はどう考えればいいか
シフト表作りにAIを使う場合、専用のシステムを新しく契約する方法と、今使っているAIの仕組みをそのまま使う方法があります。
専用システムを入れる場合は、職員1人あたり月に数百円かかることが多く、25人なら月に数千円程度が目安になります。一方、すでに契約しているAIを使う場合は、追加の費用がほとんどかからないこともあります。どちらが自社に合うかは、今の使い方や予算によって変わりますので、AI導入の費用の考え方を先に確認しておくと、契約前の判断がしやすくなります。
結局シフト表作りはAIに任せていいのか
下書きを作る部分は、AIに任せて問題ありません。時間のかかる「条件をそろえて表を組む」作業が、大きく減ります。
ただし、急な休みの調整や、人間関係への配慮、法律のルールの最終確認は、これからも人がやる仕事です。AIと人で役割を分けて、まず1か月だけ試してみることから始めてみてください。