運送会社がAIで減らせる事務作業とは

運送会社がAIでまず減らせるのは、配車の調整ではない。運行が終わったあとの記録づくりだ。

配車調整は荷主との調整や急な変更が多く、AIだけでは判断しきれない。一方で日報や点呼の記録は、話す内容がほぼ決まっている。だからAIに向いている。

どの事務作業がAIで減らせるのか

運送会社の事務作業を5つに分けて、AIで減らせるかどうかを整理する。

作業	内容	AIで減らせるか	理由
運行日報	行き先・時間・距離を記録	減らせる	話す内容が毎回ほぼ同じ形式のため
点呼記録	出発前・帰着後の確認事項を記録	一部減らせる	記録は自動化できるが、最終確認は人が必要
請求書	運んだ荷物の内容から金額を計算して発行	減らせる	運行記録から金額を出す作業は定型的なため
配車調整	誰にどの荷物をいつ運ばせるか決める	減らせない	急な変更や荷主の都合が絡み、判断が要るため
荷主への連絡	遅延の連絡や納品確認の電話・メール	一部減らせる	定型文の返信は自動化できるが、交渉は人が必要

表の右2つ、配車調整と荷主への連絡は、まだAIに任せきれない。人の経験と信頼関係がものを言う部分だからだ。

やり方はシンプルだ。ドライバーがスマホに向かって声で話すだけで、日報の下書きができる。

ただし、いきなりスマホに話しかけさせても、うまくいかない。先に用意するものが3つある。

この3つを用意してから、AIに音声を文字に直させて、決めた項目に振り分けさせる。これで日報の下書きができる。ドライバーは最後に数字を見て、間違いがないか確認するだけで済む。

点呼記録も同じやり方で下書きは作れる。ただし点呼は法律で決まった確認事項があるため、最終的な記録の確認と署名は、点呼を担当する人が必ず行う必要がある。

運行記録が整理できていれば、そこから請求書の下書きを作ることもできる。行き先と距離と単価が決まっていれば、金額の計算は機械的な作業だからだ。

請求書の発行や、入金の確認といった経理まわりの作業をまとめて見直したい場合は、請求書づくりの自動化のページで具体的なやり方を紹介している。

配車調整が難しいのは、荷物の量や道路状況、ドライバーの体調など、その日その日で条件が変わるからだ。AIに任せると、例外への対応が抜け落ちる恐れがある。

ただし、荷主からの急な追加注文の受付や、在庫の確認といった部分は自動化しやすい。運送会社でも荷物の預かりや在庫管理を兼ねている場合は、受発注・在庫の自動化を組み合わせると、配車を決める前の情報集めが楽になる。

荷主への連絡も、「遅延しそうです」「明日の便は通常通りです」といった定型的な連絡文なら、AIに下書きさせて人が最後にチェックするだけで済む。

仮に、千葉県船橋市にある従業員15人の運送会社（ドライバー12人、事務2人、経営者1人）で試算してみる。船橋市の運送会社がAIで日報と請求書の作業を見直した場合を想定した数字だ。

作業	導入前（1件あたり）	導入後（1件あたり）	月間の件数目安	月に浮く時間
運行日報の作成	15分	5分	12人×22日=264件	約44時間
請求書の下書き作成	10分	3分	月80件	約9時間

合計すると、月に約53時間が浮く計算になる。事務担当2人分の残業時間にすると、1人あたり月26時間ほど減る計算だ。これはあくまで仮の数字であり、荷主の数や記録の項目数によって変わる。

ここまでの試算は、日報や請求書の様式が社内で統一されている前提だ。実際には、荷主ごとに日報の書式や請求書の項目が違う運送会社が多い。

様式がバラバラだと、AIに「この項目をここに入れて」と教える作業が荷主の数だけ発生する。結果として、最初の設定に時間がかかりすぎて、減った時間よりも設定の手間の方が大きくなることがある。

この場合は、まず自社で使う日報の項目を1つの形に統一してから、AIに任せる部分を決めるほうがうまくいく。荷主ごとの様式は、あとから変換する仕組みを別に用意すればよい。

どこから手をつければ自社に合っているか分からない場合は、無料のAI業務診断で今の作業内容を整理してみると、減らせる作業とその順番が見えてくる。